Kosár
0
0 Ft
Rendezvényszervezői kalauz · Műfajválasztás
Hogyan válasszunk fellépőt rendezvényre? – a szempontok, amelyek tényleg számítanak
Röviden
A fellépő kiválasztása a közönséggel kezdődik, nem a névvel. Előbb tisztázzák, kik lesznek ott, milyen alkalomra, milyen helyszínen és mennyi időre, és csak ezután keressenek előadót. Mielőtt döntenek, érdemes megnézni a műsor videóját, átolvasni a technikai igényét, és megkérdezni, hogy élő zenekaros, félplaybackes vagy pódiumműsorról van-e szó.
Kinek szól a rendezvény?
Ez a legfontosabb kérdés. Mérjék fel, milyen korosztályok lesznek jelen, és milyen a nők és a férfiak aránya. Egy nyugdíjasklub ünnepén mást várnak, mint egy céges évzárón, egy falunapon pedig a gyerekektől a nagyszülőkig mindenki ott van. Sokat segít, ha egy mondatban leírják, mit vigyen haza a vendég az estéből – a választást ez a mondat fogja vezetni.
Milyen alkalomra és napszakra?
Ugyanaz a műsor másképp hat egy délutáni szabadtéri rendezvényen, mint egy esti gálavacsorán. Ünnepi alkalomra – advent, nemzeti ünnep, anyák napja – a hangulathoz illő műsor kell, céges és családi eseményre inkább a közös élmény és a szórakozás.
Élő zenekar, félplayback vagy pódiumszínház?
| Formátum | Erőssége | Amire figyelni kell |
|---|---|---|
| Élő zenekaros koncert | a legerősebb élmény, nagy közönség előtt is hat | nagyobb színpad, erősebb hangtechnika és hangmérnök kell |
| Félplaybackes műsor | kis helyen is megoldható, kevesebb technikát igényel | a kíséret felvételről szól, az ének élő; ezt érdemes előre tisztázni |
| Akusztikus vagy zongorás est | elegáns, vacsorához is illik | nagy, zajos térben elveszhet |
| Pódiumszínház, zenés stand-up | történetet mesél, humorral köt le | ülő, figyelő közönség kell hozzá |
| Gyerekműsor | interaktív, a családi rendezvények kulcsa | a gyerekek korához kell választani |
Mit bír el a helyszín?
Ha a technikai rider nem teljesül, a közönség a legjobb műsort is rossznak élheti meg. Ezért gondolják végig előre, mekkora a színpad, milyen a hangtechnika, hol öltözik és hol parkol a fellépő, és vessék össze azzal, amit a riderben kér: Technikai rider – mire figyeljen a szervező.
Miből derül ki, hogy a műsor jó?
Egy teljes műsorrészlet videón többet mond bármilyen leírásnál. Kérdezzék meg azt is, hol és milyen közönség előtt lépett már fel az előadó, és pontosan mennyi ideig tart a műsor, hányan lépnek fel, és mit kell hozzá biztosítani.
Miben segít egy ügynökség?
Mielőtt egy fellépést lefoglalnak, mindig ugyanazok a kérdések jönnek elő: szabad-e az előadó azon a napon, mennyi a díja, milyen technikát kér, és milyen utazási feltételekkel érkezik. Egy jó ügynökség ezekre gyorsan és pontosan válaszol, mert folyamatosan tartja a kapcsolatot az előadókkal.
Az ICON-nál erre építjük a munkánkat: gyors visszajelzés, korrekt, konkrét árajánlat és gyors szerződéskötés, hogy a szervezőnek ne kelljen napokig várnia egy válaszra.
Az ügynökség a műsorokat is jól ismeri. Az ICON-nál minden műsort személyesen megnézünk, ezért tudjuk, mi hangzik el benne, milyen formában, milyen meglepetésekkel, és mivel lehet megfogni a közönséget. Ha a megrendelő elmondja, milyen alkalomra és milyen közönségnek keres műsort, gyorsan több lehetőséget is tudunk ajánlani, a feltételekkel együtt. Azt is tudjuk, melyik műsor illik egy másik elé vagy után.
Önkormányzati és intézményi megrendelőknél a keret gyakran szűkös. Ebben is tudunk segíteni: igény esetén, alanyi adómentes keretünk erejéig alanyi adómentes számlát is adunk. Ez azoknak a művelődési házaknak és intézményeknek előnyös, amelyek nem jogosultak áfa-visszaigénylésre.
A leggyakoribb hibák
- Név alapján dönteni, nem a közönség alapján.
- Videó megtekintése nélkül foglalni.
- A technikai igényt csak a szerződés után megnézni.
- A műsor hosszát nem igazítani az est többi programjához.
- A meghívóba csak a fellépő nevét írni, a műsor jellegét nem.
A gyakorlatban
„Az egyik legnagyobb feladat a szabad időpont egyeztetése, főleg a színházban játszó művészeknél. A színházak általában csak egy-két hónapra előre tervezik a műsorukat, a rendezvényszervezők viszont fél évvel, akár egy évvel előre foglalnának. Ilyenkor a színház titkárságával, a művésszel és a megrendelővel együtt kell megtalálni azt a napot, amely mindenkinek jó, és utána minél hamarabb megkötni a szerződést. Ez sokszor igazi kaland, de ezért vagyunk.”
– Nagy Barbara
Kapcsolódó műsorok és alkalmak
Gyakori kérdések
Mit tegyünk, ha a kiválasztott előadó nem ér rá?
Ne egy névhez ragaszkodjanak, hanem a műsor típusához. Ha a műfaj, a hangulat és a felállás megvan, egy hasonló műsor ugyanazt az élményt adja. Ügynökségen keresztül ilyenkor több lehetőséget is kérhetnek.
Mit kérdezzünk a fellépőtől vagy az ügynökségtől a foglalás előtt?
A műsor pontos hosszát, a felállást, a technikai igényt, az érkezés és a beállás idejét, és azt, hogy betegség esetén van-e helyettesítés.
Mennyi időt hagyjunk két műsor között?
Annyit, amennyi a színpad átállásához kell. Két félplaybackes műsor között rövid az átállás, zenekaros koncert előtt hosszabb beállással kell számolni. Erre az időre tervezzenek műsorvezetőt vagy háttérzenét, hogy ne legyen üresjárat.
Fellépőt keres a rendezvényére?
Írja meg az alkalmat, a dátumot és a helyszínt – gyorsan küldünk ajánlatot.