Jótékonysági bál szervezése – hogy az est és az adomány is sikeres legyen

Miért jönnek el a vendégek egy jótékonysági bálra?

Egy jótékonysági bálra a vendégek nem csak szórakozni jönnek. Azért jönnek, mert egy ügyet támogatnak, és szeretnék látni, hogy a segítségük célba ér. Minél konkrétabb az ügy (egy iskolabusz, egy kórházi osztály felszerelése, egy gyerek gyógykezelése), annál szívesebben adnak.

Az ügy: egy mondatban érthető legyen

• Írják le a célt egyetlen mondatban, és ez legyen a meghívón, a plakáton és a köszöntőben is.
• Mutassák be a bálon is: egy rövid film, egy érintett vagy egy segítő néhány mondata többet ér egy hosszú beszédnél.
• Mondják el előre, hogyan számolnak el az összegyűlt adománnyal.

Fővédnök, támogatók, önkéntesek

A fővédnök egy ismert, hiteles ember, aki a nevével kiáll az ügy mellett: polgármester, sportoló, művész, cégvezető. A támogatók adhatnak pénzt, tombolatárgyat, licitre szánt élményt vagy szolgáltatást (helyszínt, vacsorát, technikát). Az önkéntesek a regisztrációnál, a tombolánál és a licitnél segítenek.

Honnan jön az adomány?

Milyen legyen az est íve?

A bál általános íveiről, a színpadi fényről és a báli műsor helyéről a farsangi bál szervezéséről szóló útmutatónk szól.

Milyen műsor illik egy jótékonysági bálra?

Elegáns, ünnepi, de nem nehéz műsor: musical, operett, ismert magyar slágerek. A vendégek ünneplőben, kiöltözve érkeznek, és egy gálahangulatú műsort várnak. A kínálatunkból ilyen például az Emlékek dalban, Sári Évi és Kocsis Dénes közös estje a legszebb magyar slágerekkel, vagy egy operett- és musicalgála.

Egy ismert előadó neve a meghívón a jegyeladásban is segít: sokan azért döntenek a bál mellett, mert kíváncsiak a fellépőre.

Átláthatóság és elszámolás

• Hirdessék ki a bál végén, mennyi gyűlt össze, és néhány héttel később azt is, mire fordították.
• Köszönjék meg személyesen a támogatóknak és a fellépőknek.
• Az adomány fogadásának, igazolásának és elszámolásának szabályait a szervezet könyvelőjével egyeztessék.

A leggyakoribb hibák

1. Homályos cél: a vendég nem tudja, mit támogat.
2. Túl hosszú köszöntők és beszédek a vacsora előtt.
3. Elhúzódó licit vagy tombolahúzás.
4. Gálaműsor a vacsora alatt, amikor senki nem figyel.
5. A végén elmarad a bejelentés, mennyi gyűlt össze.
6. Utólag nincs köszönet és beszámoló a támogatóknak.

A gyakorlatban

„Művészeink több jótékonysági gálán is felléptek már, és ez mindig szép feladat és megtiszteltetés. Egy ilyen estén bensőséges a hangulat – ha ez nem jön létre, a rendezvény nem éri el a célját. Ehhez különleges, egyedi műsor kell, és olyan előadó, aki a játékával maga is emeli az est rangját.”

– Nagy Barbara

Kapcsolódó műsorok és alkalmak

• Emlékek dalban – Sári Évi és Kocsis Dénes
• Operett- és musicalgála rendezvényre
• Céggála, évzáró és díjátadó műsora
• Farsangi bál szervezése és ötletek

Gyakori kérdések

← Vissza a Rendezvényszervezői kalauzhoz