Rendezvény forgatókönyv minta – így készítse el lépésről lépésre

Mi a különbség a program és a forgatókönyv között?

Mit tartalmazzon egy forgatókönyv?

Minden sor egy eseményt rögzít, ezekkel az oszlopokkal:

• időpont és időtartam;
• mi történik;
• ki felel érte;
• ki szerepel benne;
• technikai jelzés: zene, mikrofon, fény, vetítés;
• megjegyzés.

Minta: egy céges est forgatókönyve

A minta egy céges estéhez készült. Az időrend logikájáról szól a céges karácsonyi buli ötletek cikkünk, nemzeti ünnephez pedig a március 15-i műsor és ünnepség forgatókönyve.

Beállás és átállás: mindig előre egyeztessék

A beállás ideje a zenekar nagyságától és a technikától függ. Egy félplaybackes produkciónak akár 10 perc is elég, egy nagy zenekarnak, erős hang- és fénytechnikával viszont 120 perc is kellhet. Ezt a fellépővel mindig előre egyeztessék, és a terem legyen szabad erre az időre.

Az átállás attól függ, milyen műsorok követik egymást. Két zenekar között hosszabb: a hangszereket ki- és be kell pakolni, újra kell hangolni a technikát. Ezért szokás a kettő közé egy köztes műsort tenni – egy DJ-t, egy félplaybackes produkciót vagy egy helyi kulturális csoport fellépését –, amely alatt csendben megtörténhet az átállás.

Ehhez is előzetes egyeztetés kell: a technikusoknak tudniuk kell, hogy közben más szerepel a színpadon, a pakolóknak pedig, mikor és merre mozoghatnak. Ha a fellépők és a stáb erről nem kapnak időben tájékoztatást, az az est legnehezebb perceit okozhatja.

Három változat, három olvasó

1. Teljes forgatókönyv a szervezőnek és a helyszín vezetőjének: minden sor, minden oszlop.
2. Műsorvezetői forgatókönyv: a kimondandó szövegek, a nevek helyes kiejtése, a fellépők bemutatása.
3. Technikai forgatókönyv (cue lista): csak a jelzések. Melyik zene mikor indul, melyik mikrofon mikor él, mikor vált a fény.

Hogyan készül?

1. Kezdjék a fix pontokkal: a terem nyitása, a vacsora, a fellépő érkezése és műsorideje.
2. Kérjék el a fellépő technikai igényét, és tegyék be a beállást is: Technikai rider – mire figyeljen a szervező.
3. Minden sorhoz írjanak felelőst. Ahol nincs felelős, ott lesz a hiba.
4. Küldjék el mindenkinek, aki szerepel benne, és kérjenek visszaigazolást.
5. Egy-két nappal előtte véglegesítsék, és ezután csak egy ember módosíthasson rajta.
6. A rendezvény napján legyen nyomtatott példány is: a telefon lemerül, a papír nem.

Esőnap és B-terv: ember tervez, az időjárás dönt

Nyári este, szabadtéri színházi előadás: a székek a helyükön, a színpad készen áll, csak az eget nem kérdezte meg senki. Ha reggel óta esik, könnyű a helyzet: a rendezvény átkerül az előre kijelölt esőnapra. A nehezebb eset az, amikor egész nap ragyog a nap, aztán fél órával a kezdés előtt beborul. Ilyenkor mindenki az eget kémleli és csendben reménykedik – ami ritkán, de néha valóban segít.

Ezért a forgatókönyvben mindig legyen B-terv:

• esőnap, amelyről a fellépővel és a helyszínnel már a szerződésben megállapodtak;
• fedett esőhelyszín, ha van ilyen;
• ki és mikor dönt: halasztás, előrehozott kezdés, rövidebb műsor vagy fedett helyszín;
• a szél figyelése: a színpad és a sátrak legyenek rögzítve, és erős szélben azonnal le kell állni.

Ha a fellépő megérkezett, de rajta kívül álló okból elmarad a műsor, közös és korrekt megoldást kell keresni. A fellépő ott volt és mindent megtett az előadásért, a közönség pedig érte jött el. Ilyenkor gyakran egy új időpont a legjobb megoldás, erről a felek közösen állapodnak meg.

Benti rendezvényen a technika és a fűtés a kockázat

• Áram: a hang- és fénytechnika nagy áramfelvételű. Előre számolják ki, elbírja-e a terem hálózata, különben az előadás közepén leverheti a biztosítékot.
• Fűtés: időben kapcsolják be. Ha a terem csak a kezdéskor kezd melegedni, az előadás vacogó közönség előtt indul. A terem később felmelegszik, de az első percek varázsa addigra elvész.

A leggyakoribb hibák

1. Ugyanaz a dokumentum a vendégnek és a csapatnak.
2. Hiányzik a beállás és a hangpróba ideje, vagy nincs egyeztetve a fellépővel.
3. Felelős nélküli sorok.
4. Nincs puffer: minden programpont pontosan a másik után következik.
5. Többen módosítják, és a végén három különböző változat kering.
6. Két zenekar követi egymást köztes műsor nélkül, és a technikusok, pakolók nem tudnak az átállásról.
7. Szabadtéren nincs kijelölt esőnap, és nem tudni, ki dönt a halasztásról.
8. Benti rendezvényen nem számolnak a technika áramigényével, vagy későn kapcsolják be a fűtést.

A gyakorlatban

„Volt olyan nyári esténk, hogy a felhőket figyelve fél órával előrehoztuk a kezdést, és az eső szerencsénkre csak az utolsó taktusnál eredt el. Erre kicsi az esély, de velünk már megtörtént. Olyat is átéltünk, hogy fél órával a kezdés előtt feltámadt a szél, feldöntötte a színpadot, letépte a sátrak oldalát, és mindenki menekült, amerre látott. Ilyenkor a szervezővel közösen keresünk megoldást: volt, hogy egy zenés fellépésre egy új időpontban újra kimentünk, mert a közönség megérdemelte.”

– Nagy Barbara

Kapcsolódó műsorok és alkalmak

• Céggála, évzáró és díjátadó műsora
• Milyen alkalomra keres fellépőt?
• Város- és falunap szervezése lépésről lépésre

Gyakori kérdések

← Vissza a Rendezvényszervezői kalauzhoz