Rendezvényszervezés lépései – ellenőrzőlista az ötlettől a zárásig

A tíz lépés egy táblázatban

1. Kezdjék a céllal, ne a helyszínnel

A rendezvényszervezés első lépése annak eldöntése, kinek szól az esemény és mi a célja. Egy céges évzáró a köszönetről szól, egy város- és falunap a közösségről, egy jótékonysági bál az adományról. A cél dönti el a műsort, a hangulatot és a helyszínt is.

2. Időpont: mindig nézzenek körül

Az időpontnál ellenőrizzék az ünnepeket, az iskolai szüneteket és a környék más rendezvényeit. Ha aznap a szomszéd településen is falunap van, vagy egy nagy sportesemény megy a tévében, a közönség megoszlik.

3. Keret: előbb a fix tételek

A keretben először azok a tételek kapjanak helyet, amelyek nélkül nincs rendezvény: helyszín, technika, fellépő, vendéglátás, biztonság. A dekoráció és az ajándék csak ezek után következzen. Mindig maradjon tartalék az utolsó hetek váratlan tételeire.

4. Helyszín: a terem többet dönt el, mint gondolnák

A helyszínnél ne csak a férőhelyet nézzék. Kérdezzék meg, elbírja-e a hálózat a hang- és fénytechnikát, van-e zárható öltöző a fellépőknek, mikortól lehet bepakolni, és hová lehet beállni a technikával. Szabadtéren legyen kijelölt esőhelyszín.

5. Program és fellépő

A programnak íve legyen: nyitás, csúcspont, levezetés. A fellépőt a közönséghez válasszák, ne a szervező saját ízléséhez. Ehhez segít a fellépőválasztásról szóló útmutatónk. A népszerű előadók a kiemelt napokra hónapokkal előre foglaltak.

6–7. Szerződés és technika

A szerződésbe kerüljön bele az időpont, a műsoridő, a technikai igény, az esőnap és az, hogy ki mit biztosít. A technikai igényt a fellépő riderje írja le: Technikai rider – mire figyeljen a szervező.

8. Engedélyek és biztonság

A rendezvény típusától és méretétől függően hatósági bejelentés vagy engedély kellhet. Zenés, táncos rendezvényekre például külön jogszabály, a 23/2011. (III. 8.) Korm. rendelet vonatkozik. Hogy az Önök rendezvényére mi érvényes, azt a helyszín üzemeltetőjével és a település jegyzőjével egyeztessék.

9–10. Meghívás, forgatókönyv, próba

A meghívó a vendégnek szól, a forgatókönyv a csapatnak. A percre pontos menetről, a felelősökről és a technikai jelzésekről külön útmutatónk szól: Rendezvény forgatókönyv minta. A rendezvény előtt legyen technikai próba, a fellépővel előre egyeztetett beállási idővel.

A rendezvény napja és utána

• Egy ember legyen a főszervező, akihez minden kérdés fut.
• Legyen nyomtatott forgatókönyv és telefonlista.
• Utána köszönjék meg a fellépőknek, a csapatnak és a támogatóknak a munkát.
• Egy héten belül üljenek le értékelni: mi működött, mit csinálnának másképp. Ez a jövő évi rendezvény első lépése.

A leggyakoribb hibák

1. A helyszín lefoglalása a cél és a közönség tisztázása előtt.
2. Fellépőfoglalás az utolsó hetekben.
3. Felelős nélküli feladatok.
4. A technika és az áramigény kihagyása a helyszínválasztásból.
5. Esőterv nélküli szabadtéri rendezvény.
6. Az engedélyek és a bejelentések utolsó pillanatra hagyása.
7. Értékelés nélküli zárás, így ugyanaz a hiba jövőre is megtörténik.
8. Télen szabadtéren nincs fűtés vagy melegedőhely, ahová a vendégek behúzódhatnak.

Források

• 23/2011. (III. 8.) Korm. rendelet a zenés, táncos rendezvények működésének biztonságosabbá tételéről – Nemzeti Jogszabálytár (megtekintve: 2026. november 3.)

A gyakorlatban

„Nyáron az esőterv, télen a hideg: ez a két leggyakoribb csapda. A rutinos szervező mindkettőre felkészül, de mindig akad, aki először szervez, és az időjárásra bízza magát. Egy szabadtéri adventi est gyertyafényben, égősorok alatt valóban varázslatos – amíg a nézők csontig nem fagynak. Ilyenkor kültéri hősugárzó, tűzrakóhely vagy egy fűtött sátor menti meg az estét: legyen hová behúzódni egy kis melegre.”

– Nagy Barbara

Kapcsolódó műsorok és alkalmak

• Milyen alkalomra keres fellépőt?
• Műsorkínálat – zenés, színházi előadások
• Céggála, évzáró és díjátadó műsora
• Rendezvény forgatókönyv minta
• Város- és falunap szervezése lépésről lépésre

Gyakori kérdések

← Vissza a Rendezvényszervezői kalauzhoz